Projekte
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Nach jeder Softwareeinführung werden Mitarbeiter üblicherweise mit einem Schwall an Informationen, Tutorials und Tools überschwemmt – das alles in kürzester Zeit und in einer Situation, in der meist neue Arbeitsabläufe oder Organisationsstrukturen die Kapazitäten der Mitarbeiter vereinnahmen. Wie kann der effiziente Betrieb einer Software nach deren Einführung trotzdem gesichert werden, ohne den Einsatz von Vor-Ort-Schulungen und statischen Schulungsunterlagen? Dank der pandemiebedingten Remotearbeit sind in den letzten Jahren unzählige Anbieter für Lernplattformen in den Fokus gerückt und haben den Markt für digitales Lernen schnell für Firmen geöffnet. Und zwar in solch einem Maße, dass es einer kundenspezifischen Auswahl bedarf. In unserem Praxisbericht wurde die Open Source Plattform moodle vom Kunden vorgegeben. Die Nutzung der Lernplattform ist denkbar einfach: Anmeldungen können auf Basis einer Organisationsdatenbank von den Usern selbst durchgeführt oder auch manuell angelegt werden – sodass sie per Mail ihre Zugangsdaten erhalten. Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. Ausschlaggebend ist hauptsächlich die Anzahl der User und wie gepflegt das Directory des Kunden ist. Kurse können Usern innerhalb von moodle individuell zugeordnet werden, sodass nur relevante Inhalte für jeden Einzelnen angezeigt werden. Die Inhalte sind unterhalb eines Kurses in Kapitel und schließlich in Lektionen unterteilt. Jede Lektion enthält in unserem Beispiel zwei Unterpunkte: • die Erklärung der Inhalte in Wort und Bild • die Erklärung der Inhalte in einem Video aus der Live-Umgebung der User Die Schulungsunterlagen werden kontinuierlich weiterentwickelt. Basis hierfür sind Rückfragen von Usern, die mehrfach auftreten. Ist dies der Fall, so werden zu diesem Thema Unterlagen erstellt und auf der Plattform moodle veröffentlicht. Sowohl die User als auch das Projektteam als „Ersteller“ profitieren gleichermaßen davon. Auf User-Seite kommen diese meist schneller zu einer Lösung für ihr Problem. Auf der anderen Seite wird eine Blaupause für das Problem erstellt und kann bei Anfragen schnell verwiesen werden, ohne dass sich dem Problem jedes Mal neu angenommen werden muss. Diese Blaupause kann dann wiederum einfach erweitert oder geändert werden. Grundlegende Vorteile einer solchen Lösung sehen wir vor allem in folgenden Punkten: Strategisch • Zeit- und Reisekosten werden reduziert: Durch das Lernen online und in der eigenen Geschwindigkeit sparen die Kunden Zeit und Geld für Reisen zu Schulungszentren oder für externe Schulungen. • Vermeiden von Schulungsausfällen: Durch die Verfügbarkeit der Videos rund um die Uhr können Schulungsausfälle aufgrund von Zeitplankonflikten vermieden werden. • Effiziente Schulungsressourcen: Die maßgeschneiderten Videos bieten klare Anleitungen und verhindern, dass Schulungsressourcen für wiederholte Schulungen verschwendet werden. • Kontinuität: In einer sich ständig ändernden Umgebung müssen Informationen und Wissen über Programme und Prozesse erhalten bleiben, auch wenn Mitarbeiter wechseln. • Ressourcenoptimierung: Wissen effektiv zu verwalten bedeutet, vorhandenes Wissen besser zu nutzen und zu dokumentieren • Qualitätssicherung: Einheitliche Schulungsinhalte gewährleisten, dass alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind und die Software effektiv nutzen Operativ • Praxisnahe Einblicke: User sehen, wie die Software in realen Situationen eingesetzt wird und lernen anhand von Beispielen, die sie inhaltlich nachvollziehen können. • Schritt-für-Schritt-Anleitungen: Die Videos führen die User durch komplexe Prozesse und zeigen ihnen jeden Schritt ganz genau (pause & play) • Zeitliche Flexibilität: User können on demand lernen. Immer dann, wenn es am besten in ihren Zeitplan passt. Die Videos sind rund um die Uhr verfügbar. • Wiederholung und Vertiefung: User können die Videos so oft ansehen, wie sie möchten, um sicherzustellen, dass sie alles verstanden haben. Unsere Lernplattform bietet nicht nur maßgeschneidertes Lernen, sondern auch erhebliche Kosteneffizienzvorteile, die in öffentlich-rechtlichen Verwaltungen von großer Bedeutung sind. Gleichzeitig betonen wir die Relevanz von Wissensmanagement in diesen Organisationen, um sicherzustellen, dass Wissen erhalten bleibt und effektiv genutzt wird. Zentraler Faktor für den Erfolg einer eLearning-Plattform ist es, die Anwender bei den Lerninhalten „abzuholen“. Hier helfen die meist allgemein gehaltenen Lerninhalte der jeweiligen Toolanbieter oft nicht weiter, da die dargestellten Use Cases meist erst auf die eigene Arbeit adaptiert werden müssen. Insbesondere bei unsicheren Anwendern ist diese Transferleistung zu viel. Das Ergebnis: Lernerfolge bleiben aus und zurück bleiben frustrierte Anwender . Wenn Sie auf physische Vor-Ort-Schulungen verzichten wollen: Investieren Sie in individuelle, auf Ihre Geschäftsprozesse und Use-Cases abgestimmte Schulungsunterlagen und Lernvideos – es lohnt sich! Bleiben Sie neugierig und effizient. Sie möchten in Ihrer Organisation eine eLearning Plattform einführen? Wir begleiten Sie gerne! Unser Team unterstützt Sie bei der Auswahl, Projektplanung, Umsetzung und Betreuung Ihrer Plattform. Kontaktieren Sie uns unverbindlich unter info@eekoniq.de
Nach mehreren Jahren der Weichenstellung und Projektplanung, hat unser Projektteam im Juni 2023 mit der Einführung eines web-basierten Dokumenten-Management-Systems (DMS) in einer öffentlich-rechtlichen Organisation begonnen. Als Teil eines großen Multiprojektes bedeutet diese Einführung für alle Beteiligten die größte Veränderung in der Historie der Organisation. Binnen vier Jahren sollen die Arbeitsabläufe über mehrere Verwaltungsebenen digitalisiert werden, die Effizienz von Prozessen gesteigert und eine moderneVerwaltungsstruktur etabliert. Dieser Bericht gibt einen kurzen Einblick in den gesamten Prozess der DMS-Einführung sowie die erzielten Ergebnisse. Pro Verwaltungseinheit plant unser Team mit einem drei-monatigen Umstellungszeitraum. Je nach Mitarbeiteranzahl, Aktenaufkommen und Verfügbarkeit kann sich dieser Zeitraum verändern. Unser Hauptziel besteht darin, sämtliche Vorgänge in der Verwaltungseinheit zu digitalisieren, die technischen Rahmenbedingungen für eine effiziente Arbeit zu schaffen, Kosten langfristig zu senken und Fehlerquellen zu minimieren. Darüber hinaus hatten wir folgende spezifische Ziele: Digitalisierung des Posteingangs-Prozess Retrodigitalisierung aller Papierakten Vereinheitlichung der Dokumentenablage durch einen Aktenplan Zugriff auf Akten unabhängig von Zeit und Ort Die Einführung des DMS erfolgte in mehreren Phasen. Zunächst geht es in einer Analysephase darum, Daten und Informationen zu erheben damit das DMS-Systems auf die Gegebenheiten der Verwaltungseinheit technisch angepasst werden kann. In dieser Phase liegt der Fokus auf dem Austausch mit den Mitarbeitern der Verwaltungseinheit. Diese Phase gibt unserem Team die Möglichkeit Unklarheiten und Bedenken auf Kundenseite zu adressieren. Weiterhin werden folgende Aufgaben durchgeführt: Festlegung des Ablaufs für die Digitalisierung der Eingangspost und der Postverteilung Klärung der anzulegenden Akten Klärung der User, Zugriffsrechte und Rollen Klärung der ggf. zu migrierenden digitalen Daten Auf Seiten der Verwaltungsstellen gilt es in der Umstellungsphase insbesondere, die Papierakten für die Retrodigitalisierung vorzubereiten: sortieren, entheften, Tackernadeln entfernen. Jede Akte wird zudem mit einem Barcode versehen, um die automatische Zuordnung im System später zu gewährleisten. Am Ende der Umstellungsphase erfolgt schließlich eine Schulung der Mitarbeitenden. Direkt nach der Schulung kann mit der Arbeit im neuen System begonnen werden. Für die ersten Tage nach der Schulung ist das DMS-Team in den Verwaltungseinheiten und unterstützt die Mitarbeitenden on-the-job bei den ersten Schritten im System. Diese Möglichkeit der persönlichen Unterstützung wird sehr positiv von Mitarbeitern aufgenommen und gestaltet eine die Umstellung auf die E-Akte mit deutlich geringeren Startschwierigkeit. Dies ist die Grundlage, um eine langfristige Motivation der Mitarbeiter zu gewinnen. Die Einführung der E-Akte mit dem Dokumentenmanagementsystem Doxis geht über die Einführung einer neuen Software hinaus. Vielmehr geht es um die Umstellung der bisherigen analogen Arbeitsweisen auf digitales Arbeiten. Damit diese Umstellung gut funktioniert, müssen vormals analoge Prozesse digital neu gedacht und neue Methoden der Arbeitsorganisation etabliert werden. Dabei unterstützen wir in der letzten Phase der Umstellung jede Verwaltungseinheit mit einem Beratungskontingent, das individuell abgerufen werden kann, beispielsweise für: Nachschulungen einzelner Themen Klärung von Ablagefragen Klärung von Prozessfragen Hilfe bei der Arbeitsorganisation und der Zusammenarbeit mit den Kollegen Die Einführung des Dokumenten-Management-Systems zeigt bereits unmittelbar nach der Umstellung erste Erfolge, welche jedoch durch Mehrarbeiten nicht Ihre volle Wirkung entfalten können. So können beispielsweise Dokumente wesentlich schneller in einer Akte abgelegt werden, jedoch benötigen die Mitarbeiter Zeit sich an die vorgegebene Ablageumgebung zu gewöhnen. Zukünftig erwarten wir eine Reduzierung solcher Aufwände, sodass sich die Effizienz des Systems auch im Tagesgeschäft zeigt. Jede Verwaltungseinheit gibt unserem Team neue Lerneffekte, sodass im Hinblick auf den Zeitplan keine Bedenken herrschen. Spannen wird es zu sehen sein, wie ein Grundverständnis für das System und dessen Bedienung unter allen Mitarbeitern geschaffen werden kann. Das wird wiederum die Voraussetzung dafür sein, Geschäftsprozesse wirklich zu optimieren. Trotz der Tatsache, dass das Projekt sich zeitlich noch in den Anfängen befindet, sind wir sehr stolz die Organisation auf die Arbeit der Zukunft vorzubereiten und einen Teil zur modernen Verwaltung beizutragen. Sie möchten in Ihrer Organisation ein Dokumenten-Management-System einführen oder Workflows in einem DMS umsetzen? Wir begleiten Sie gerne! Unser Team unterstützt Sie bei der Auswahl, Projektplanung, Umsetzung und Betreuung Ihrer Software. Kontaktieren Sie uns unverbindlich unter info@eekoniq.de