Nach mehreren Jahren der Weichenstellung und Projektplanung, hat unser Projektteam im Juni 2023 mit der Einführung eines web-basierten Dokumenten-Management-Systems (DMS) in einer öffentlich-rechtlichen Organisation begonnen. Als Teil eines großen Multiprojektes bedeutet diese Einführung für alle Beteiligten die größte Veränderung in der Historie der Organisation. Binnen vier Jahren sollen die Arbeitsabläufe über mehrere Verwaltungsebenen digitalisiert werden, die Effizienz von Prozessen gesteigert und eine moderneVerwaltungsstruktur etabliert. Dieser Bericht gibt einen kurzen Einblick in den gesamten Prozess der DMS-Einführung sowie die erzielten Ergebnisse.
Pro Verwaltungseinheit plant unser Team mit einem drei-monatigen Umstellungszeitraum. Je nach Mitarbeiteranzahl, Aktenaufkommen und Verfügbarkeit kann sich dieser Zeitraum verändern. Unser Hauptziel besteht darin, sämtliche Vorgänge in der Verwaltungseinheit zu digitalisieren, die technischen Rahmenbedingungen für eine effiziente Arbeit zu schaffen, Kosten langfristig zu senken und Fehlerquellen zu minimieren. Darüber hinaus hatten wir folgende spezifische Ziele:
Die Einführung des DMS erfolgte in mehreren Phasen. Zunächst geht es in einer Analysephase darum, Daten und Informationen zu erheben damit das DMS-Systems auf die Gegebenheiten der Verwaltungseinheit technisch angepasst werden kann. In dieser Phase liegt der Fokus auf dem Austausch mit den Mitarbeitern der Verwaltungseinheit. Diese Phase gibt unserem Team die Möglichkeit Unklarheiten und Bedenken auf Kundenseite zu adressieren. Weiterhin werden folgende Aufgaben durchgeführt:
Auf Seiten der Verwaltungsstellen gilt es in der Umstellungsphase insbesondere, die Papierakten für die Retrodigitalisierung vorzubereiten: sortieren, entheften, Tackernadeln entfernen. Jede Akte wird zudem mit einem Barcode versehen, um die automatische Zuordnung im System später zu gewährleisten. Am Ende der Umstellungsphase erfolgt schließlich eine Schulung der Mitarbeitenden. Direkt nach der Schulung kann mit der Arbeit im neuen System begonnen werden. Für die ersten Tage nach der Schulung ist das DMS-Team in den Verwaltungseinheiten und unterstützt die Mitarbeitenden on-the-job bei den ersten Schritten im System. Diese Möglichkeit der persönlichen Unterstützung wird sehr positiv von Mitarbeitern aufgenommen und gestaltet eine die Umstellung auf die E-Akte mit deutlich geringeren Startschwierigkeit. Dies ist die Grundlage, um eine langfristige Motivation der Mitarbeiter zu gewinnen.
Die Einführung der E-Akte mit dem Dokumentenmanagementsystem Doxis geht über die Einführung einer neuen Software hinaus. Vielmehr geht es um die Umstellung der bisherigen analogen Arbeitsweisen auf digitales Arbeiten. Damit diese Umstellung gut funktioniert, müssen vormals analoge Prozesse digital neu gedacht und neue Methoden der Arbeitsorganisation etabliert werden. Dabei unterstützen wir in der letzten Phase der Umstellung jede Verwaltungseinheit mit einem Beratungskontingent, das individuell abgerufen werden kann, beispielsweise für:
Die Einführung des Dokumenten-Management-Systems zeigt bereits unmittelbar nach der Umstellung erste Erfolge, welche jedoch durch Mehrarbeiten nicht Ihre volle Wirkung entfalten können. So können beispielsweise Dokumente wesentlich schneller in einer Akte abgelegt werden, jedoch benötigen die Mitarbeiter Zeit sich an die vorgegebene Ablageumgebung zu gewöhnen. Zukünftig erwarten wir eine Reduzierung solcher Aufwände, sodass sich die Effizienz des Systems auch im Tagesgeschäft zeigt. Jede Verwaltungseinheit gibt unserem Team neue Lerneffekte, sodass im Hinblick auf den Zeitplan keine Bedenken herrschen. Spannen wird es zu sehen sein, wie ein Grundverständnis für das System und dessen Bedienung unter allen Mitarbeitern geschaffen werden kann. Das wird wiederum die Voraussetzung dafür sein, Geschäftsprozesse wirklich zu optimieren. Trotz der Tatsache, dass das Projekt sich zeitlich noch in den Anfängen befindet, sind wir sehr stolz die Organisation auf die Arbeit der Zukunft vorzubereiten und einen Teil zur modernen Verwaltung beizutragen.
Sie möchten in Ihrer Organisation ein Dokumenten-Management-System einführen oder Workflows in einem DMS umsetzen? Wir begleiten Sie gerne! Unser Team unterstützt Sie bei der Auswahl, Projektplanung, Umsetzung und Betreuung Ihrer Software.
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